Idealnya, sebuah training dirancang berdasarkan hasil need-analysis. Training Need Analysis (TNA) menjadi suatu proses yang penting dalam rangkaian kegiatan outbound training.
Karena, melalui TNA tersebut, kita dapat mengetahui gambaran tentang sasaran outbound training, baik yang berkaitan dengan “siapa peserta yang akan mengikuti outbound training”,
“bagaimana kesiapan peserta outbound training”, “apa materi yang akan digunakan dalam outbound training”, “bagaimana materi tersebut akan disampaikan kepada peserta outbound training”,
“apa tolak ukur keberhasilan dari outbound training dan bagaimana cara mengukurnya”, hingga “apa relevansi hasil outbound training dengan pertumbuhan/perkembangan organisasi”. Dengan kata lain, hasil yang diperoleh dari TNA tidak hanya berupa gambaran mengenai gap antara kondisi aktual dan kondisi ideal, melainkan juga detil-detil dari kedua kondisi tersebut.
Secara umum, ada 3 level assessment yang perlu dilakukan dalam TNA, antara lain:
• Organizational
Dalam tahap ini, assessor akan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan sistem organisasi, seperti: visi-misi, budaya/values, struktur, peraturan/kebijakan, dan lain sebagainya. Cara yang bisa dilakukan untuk TNA berupa interviu dan analisis dokumen organisasi.
• Occupational
Dalam tahap ini, assessor akan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti kamus kompetensi, job description, performance appraisal, dan lain sebagainya. Cara yang bisa dilakukan untuk TNA berupa observasi, competency-based interview, job-analysis, dan analisis dokumen lainnya.
• Individual
Dalam tahap ini, assessor akan membutuhkan informasi yang berkaitan dengan kondisi dari personil-personil dalam organisasi, seperti hasil psikotes, catatan perkembangan anggota/karyawan, dan lain sebagainya. Cara yang bisa dilakukan untuk TNA berupa observasi, interviu, focus group discussion (FGD), dan melakukan serangkaian tes/pengukuran.
Informasi-informasi (data) yang diperoleh dari ketiga level assessment tersebut akan sangat diperlukan untuk menentukan “apakah kebutuhan organisasi bisa terpenuhi melalui outbound training atau lebih efektif jika menggunakan pendekatan lain”. Selain itu juga untuk mengetahui “apakah ada pendekatan-pendekatan lain yang bisa dilakukan oleh organisasi untuk mengoptimalkan hasil outbound training”. Pendekatan-pendekatan lain, yang dimaksudkan, misalnya: perbaikan sistem organisasi, perubahan job description, penyesuaian key performance index (KPI), penerapan coaching, dan lain sebagainya.
Catatan penting;
1. Kita perlu jeli dalam membedakan antara training NEED analysis & training WANT analysis—menurut beberapa praktisi Human Resources, banyak organisasi yang seringkali keliru dalam melakukan assessment, yang mereka lakukan adalah menentukan sasaran outbound training secara subjektif berdasarkan asumsi tanpa didasari adanya data pendukung (seperti kamus kompetensi, dll).
2. Tanpa TNA pun, sebuah outbound training akan tetap bisa dilakukan, tetap memiliki tujuan, dan tetap bisa diukur keberhasilannya—akan tetapi, outbound training tersebut belum tentu bersesuaian dengan arah organizational development, human resource development, serta business-plan yang mungkin dimiliki oleh klien.
3. Harapan organisasi tidak bisa dicapai secara instan hanya dengan menggunakan outbound training saja—oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk melakukan follow-up setelah kegiatan outbound training, atau menyertakan beberapa pendekatan lain untuk menunjang efektivitas hasil outbound training.